La comunicazione interna aziendale e i Processi sono concetti associati, la comunicazione non è intesa ovviamente solo come momenti di festa o incontri in azienda, ma come il passaggio di informazioni rilevanti per la gestione coordinata dei processi di produzione di beni e servizi. Tale gestione può avvenire secondo un modello organizzativo che consiste nell’alternare l’esecuzione corale, legata allo spartito, alla espressione solista che nasce anche con l’improvvisazione durante l’esecuzione stessa, secondo la metafora jazz di Erika Leonardi nel mondo del lavoro.

L’indagine OSH Pulse condotta dall’Agenzia Europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (EU-OSHA), nel 2022, ha rilevato che il 27 % dei lavoratori lamenta stress, ansia o depressione causati o peggiorati dal lavoro. l’EU-OSHA sta portando avanti un progetto di ricerca (2022-2025) per fornire informazioni sui rischi psicosociali lavoro-correlati e sulla salute mentale sul luogo di lavoro per la prevenzione, la sensibilizzazione. La ricerca fa parte della campagna Ambienti di lavoro sani e sicuri 2026-2028 dell’EU-OSHA.

La gestione dei rischi psicosociali lavoro-correlati non è solo un obbligo morale o un  investimento per i datori di lavoro, è un obbligo giuridicamente stabilito nella direttiva quadro 89/391/CEE,

La maggioranza dei lavoratori ritiene che lo stress da lavoro sia causato da relazioni conflittuali in ufficio o in fabbrica, a questo si aggiungano le riorganizzazioni aziendali e le situazioni precarie. Talvolta il mutamento è necessario come stimolo continuo sempre utile a non fossilizzarsi in determinate forme, rilevatesi scarsamente vincenti, è necessario per non lasciarsi sfuggire le opportunità del progresso e delle innovazioni, o per coglierle sempre con efficienza.

Nell’ottica dei sistemi di gestione per la qualità la soddisfazione del cliente-utente interno ed esterno è prioritaria. Si sottolinea anche come occorra guidare e sostenere i collaboratori, come sia importante la partecipazione di tutti i dipendenti agli sforzi tesi alla qualità di un’organizzazione affinché contribuiscano all’efficacia del sistema di gestione per la qualità. I processi che incidono maggiormente sulla soddisfazione dei clienti-utenti sono i processi multifunzionali, quelli più complessi per i dipendenti.

Ma per tali processi sorgono spesso le domande: “Dove trovo le indicazioni? A chi devo trasmettere le informazioni? Dove sono i file per elaborare i dati? A cosa serve questa attività? Perché raccogliere questi dati?”.

Erika Leonardi, consulente, formatrice e autrice di vari testi sull’organizzazione aziendale, le definisce come “domande rilevatrici dei problemi di comunicazione”.

Osserva che le zavorre della comunicazione provengono da espressioni del tipo: “Abbiamo sempre lavorato così.. l’emergenza è inevitabile”. Atteggiamenti indicatori della rassegnazione alle cose che non funzionano, che  ovviamente comportano sprechi di energia, energia che  potrebbe invece essere utilmente impiegata per risolvere i problemi di ciò che non funziona. La comunicazione è una capacità innata che occorre coltivare. Se le domande sono ricorrenti, quando cioè spesso non si sa cosa fare e a chi chiederlo, ecco che occorre mettere ulteriormente a punto il sistema di comunicazione interna.

Nei processi multifunzionali è difficile immaginare che persone con differenti competenze, che talvolta appartengono ad aree diverse, con metodi, linguaggi e obiettivi differenti, possano diventare automaticamente un “gruppo” o meglio un team, per lavorare ad un obiettivo differente da quello della propria funzione. Mentre il gruppo è un semplice  insieme di persone che sommano le loro attività, il team si ha quando tali persone condividono uno stesso obiettivo.

Il processo, che è sempre una trasformazione, trasformare input per generare output, vede sempre degli individui impegnati a generare tale trasformazione. Pertanto occorre una visione del processo come gioco di squadra costante, nel tempo e nel funzionamento di un’organizzazione. Meglio: occorre il piacere di comunicare e arrivare “insieme” al traguardo.

Per lavorare in gruppo la metafora del jazz di Erika Leonardi è un esempio di ciò che aiuta a creare un clima lavorativo disteso e proficuo. I risultati delle dinamiche di una jazz band sono una dimostrazione appropriata per evidenziare come l’appartenere ad un gruppo contribuisca a valorizzare le competenze di ognuno. Un musicista jazz suona insieme agli altri componenti della band seguendo lo spartito, quindi a turno gli artisti hanno uno spazio personale, un assolo,  che consente di esprimere pienamente il proprio talento, anche con l’improvvisazione, portando a vivere le esperienze di gruppo con entusiasmo.

Quando occorre un approccio multidisciplinare per un progetto, per la soluzione di un problema, occorre sinergia tra i componenti del gruppo, ma l’eterogeneità delle competenze, aggiunta ai problemi di comunicazione, può ostacolare il successo del gruppo in quanto non facilmente governabile. Pertanto, come in una jazz band che suona non solo all’unisono, l’ottimizzazione delle diversità si raggiunge valorizzando le complementarietà e dando spazio alle individualità.

Può sembrare un ossimoro, per lavorare bene in un team occorre diventare talvolta solisti, è quello che afferma Erika Leonardi, sottolineando anche  che la maggior parte del nostro tempo viene spesa nel posto di lavoro, in presenza o in remoto, quindi sentirsi a proprio agio nel team garantisce il benessere psico-fisico e ottimizza il lavoro svolto da ognuno.

Imprescindibile il coordinamento dai livelli superiori, ma, perché si abbia l’armonia dei ruoli in un team, occorre che vi sia spazio per poter far sentire la propria voce, senza prevaricare su quella degli altri, occorrono equilibrio e tranquillità emotiva per una maggiore produttività.

La metafora della jazz band della Leonardi, con momenti alterni di affermazione delle proprie idee, talento e professionalità e momenti di amalgama con il resto della “band”, dimostra come tutte le componenti sono necessarie, opportunamente coordinate. Inoltre è importante che ognuno possa dimostrare “chi è” affinché il lavoro diventi un “piacere-passione”. Certamente ogni situazione è a sé e ogni team andrebbe analizzato, tuttavia afferma Erika Leonardi che la produttività non si raggiunge con un elevato ordine di grandezza dei profitti o di altri indicatori quantitativi, ma con il “star bene con se stessi e con gli altri”, con il benessere organizzativo.

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